Cuando en una asamblea alguien pregunta qué se hizo con lo que se pagó de mantenimiento, la administración necesita algo más que una factura. El informe de visita es ese algo, y la diferencia entre uno útil y uno vacío es enorme.
Lo que no sirve
Un remito que dice se realizó mantenimiento preventivo, con una firma. No indica qué equipos se tocaron, qué se hizo en cada uno ni en qué estado quedaron. No permite auditar el servicio ni sostener un reclamo si algo falla dos semanas después.
Lo que tiene que contener
- Fecha, hora de inicio y de fin de la visita.
- Equipos intervenidos, identificados con el código del inventario.
- Tareas realizadas en cada uno, de la rutina acordada en el contrato.
- Mediciones: temperaturas de entrada y salida de aire, presiones si corresponde, consumo en amperes.
- Observaciones y anomalías detectadas, con nivel de urgencia.
- Trabajos recomendados y si requieren presupuesto aparte.
- Firma del técnico y de quien recibe.
Por qué las mediciones importan
Un valor medido es lo que convierte una opinión en un dato. Si en la visita de octubre un equipo consumía cierto amperaje y en la de marzo consume bastante más con la misma temperatura exterior, hay algo pasando: condensador sucio, falta de gas o un compresor en camino de fallar. Sin registros previos, esa comparación no existe y todo se descubre cuando el equipo ya se rompió.
El valor del historial
La sucesión de informes es la historia clínica del parque. Permite responder preguntas que en el momento no tienen respuesta: cuántas veces se intervino este equipo, si esta falla ya había aparecido, si conviene repararlo otra vez o reemplazarlo. Es también el insumo para decidir la renovación por etapas. Ver renovar el parque por etapas.
Cómo se usa en la rendición
La administración adjunta el informe a la factura del período. Con eso, el consejo puede verificar que las visitas se hicieron, qué se detectó y qué quedó pendiente. Si hubo un gasto adicional, el informe anterior suele ser la justificación de por qué se autorizó. Es la forma más simple de que el mantenimiento deje de ser un renglón opaco en las expensas.
Las observaciones pendientes
Un informe que señala una anomalía y no se atiende deja registro de que se avisó. Eso protege a las dos partes: al proveedor, porque avisó; a la administración, porque puede demostrar que el gasto que propone tiene fundamento técnico previo. Conviene que las observaciones se arrastren de un informe al siguiente hasta que se resuelvan, para que no se pierdan.
Formato
Papel o digital, lo mismo da, siempre que llegue y se archive. Lo práctico es un envío por correo el mismo día y una carpeta por edificio con todo el historial. Cuando hay muchos equipos, sumar fotos de lo observado ahorra explicaciones.
Quién lo firma del lado del cliente
El encargado suele ser quien recibe, y está bien, pero conviene que sepa qué está firmando. Firmar la conformidad de un trabajo no es lo mismo que acusar recibo de la visita. En contratos con edificios definimos que el encargado firma la constancia de presencia y que la conformidad técnica la da la administración al recibir el informe, que es quien puede evaluarlo.
El resumen anual
Al cierre del ejercicio, un resumen que consolide las visitas del año, los equipos intervenidos, las fallas atendidas y las observaciones abiertas le da a la administración un documento único para la asamblea. Es media página y responde de antemano casi todas las preguntas que van a aparecer.
Lo que entregamos
Informe por escrito en cada visita, con mediciones, observaciones y recomendaciones, más factura A para la rendición del consorcio o de la empresa. Ver inventario de equipos y mantenimiento en consorcios.
