La mayoría de los consorcios y de las empresas chicas no sabe con exactitud cuántos equipos de aire tiene ni de qué capacidad son. Eso explica buena parte de los presupuestos que después no cierran y de los contratos de mantenimiento que no se pueden comparar.
Qué tiene que tener un inventario
- Identificación única. Un número o código por equipo, con etiqueta física pegada en la unidad interior y en la exterior.
- Ubicación exacta: piso, ambiente, y dónde está la unidad exterior.
- Marca, modelo y número de serie, tomados de la chapa de datos y no de memoria.
- Capacidad en frigorías y tipo: split de pared, piso techo, cassette, conductos.
- Refrigerante que usa, porque condiciona reparaciones futuras.
- Antigüedad aproximada y fecha de instalación si se conoce.
- Estado actual con una escala simple y una observación.
- Acceso: cómo se llega a la unidad exterior y si requiere trabajo en altura.
Para qué sirve, en concreto
- Presupuestar sin adivinar. Un proveedor que conoce el parque cotiza el servicio real; uno que no, cotiza con margen de incertidumbre y eso lo paga el cliente.
- Comparar ofertas. Todas cotizan sobre la misma lista.
- Planificar reemplazos. Con antigüedad y estado se puede armar un cronograma por etapas en lugar de reaccionar cuando algo se rompe.
- Controlar el servicio. Si el informe de visita referencia el código del equipo, se sabe qué se atendió.
- Anticipar repuestos. Saber qué modelos hay permite tener a mano lo que más falla.
El dato del acceso es el que más cambia los costos
Dos equipos idénticos pueden tener costos de mantenimiento muy distintos si uno está en un balcón y el otro colgado en fachada. Registrar el método de acceso en el inventario evita que el presupuesto se caiga cuando el técnico llega y descubre que hace falta silleta. Ver trabajos en altura.
Cómo se arma sin volverse loco
Una recorrida con el encargado, una planilla y el celular. Foto de la chapa de datos de cada unidad exterior, foto del ambiente, etiqueta pegada en el momento. Un edificio de treinta equipos se releva en una jornada. Lo que no funciona es intentar armarlo desde la administración con lo que recuerda cada propietario.
Mantenerlo vivo
Un inventario sirve mientras esté actualizado. Cada instalación nueva, cada reemplazo y cada baja tienen que registrarse. La forma más simple es que el proveedor de mantenimiento lo actualice en cada visita y lo devuelva con el informe. Ver el informe de visita.
El uso menos obvio
En un consorcio, el inventario también sirve para distinguir qué equipos son de unidades funcionales y cuáles son de espacios comunes. Esa separación evita que el consorcio termine pagando el mantenimiento de equipos privados, que es un reclamo frecuente en asamblea.
Etiquetar de verdad
La etiqueta física es lo que hace que el inventario funcione. Un número visible en la unidad interior y el mismo número en la exterior, con material que aguante el sol y la lluvia. Sin eso, el técnico que va a la visita número doce no sabe cuál es el equipo 7 y el informe pierde precisión. En edificios grandes conviene que el código indique piso y ambiente, para que se pueda leer sin consultar la planilla.
El inventario eléctrico asociado
Conviene anotar también de qué térmica del tablero depende cada equipo y de qué sección es su línea. Es un dato que se toma una sola vez y que ahorra media hora en cada intervención posterior, además de servir cuando se evalúa sumar equipos y hay que saber qué capacidad queda disponible.
Cómo lo hacemos
El relevamiento inicial es parte de cualquier contrato de mantenimiento que tomamos, y se entrega en planilla al cliente. Ver mantenimiento en consorcios y renovación de equipos.
