Cuando una empresa tiene varias sedes, lo habitual es que cada responsable resuelva la climatización por su cuenta. El resultado, dos años después, es un parque con cinco marcas, tres proveedores, condiciones de garantía distintas y nadie que pueda decir cuánto se gasta en total.
Por qué conviene un solo llamado
Unificar no es solo una cuestión de precio por volumen. Es tener un interlocutor único cuando algo falla, criterios técnicos iguales en todas las sucursales, repuestos compartidos y un único cuerpo de informes para revisar. Además permite planificar: con un parque relevado bajo el mismo criterio se puede decidir qué se renueva este año y qué el próximo, en lugar de reaccionar a cada rotura.
Lo que hay que tener antes de llamar a cotizar
- Relevamiento de todas las sedes con la misma planilla: superficie, uso, equipos existentes, antigüedad y estado.
- Clasificación por criticidad: qué sucursal no puede operar sin frío y cuál aguanta un día.
- Horarios y accesos de cada lugar, que es lo que más encarece cuando aparece después.
- Requisitos administrativos del grupo: facturación, seguros, ART, forma de pago.
- Alcance del pedido: si es solo mantenimiento, si incluye reparaciones o si contempla reemplazos.
Cómo se arma el pliego
- Un anexo por sede con su inventario, para que nadie cotice a ojo.
- Frecuencia de visitas definida por tipo de sector, no un número igual para todos.
- Tiempos de respuesta ante urgencias, diferenciados por criticidad.
- Qué entra en el abono y qué se cotiza aparte, con el criterio escrito para evitar discusiones.
- Formato de informe y periodicidad, que es lo que después permite controlar el servicio.
- Precios unitarios de las intervenciones más frecuentes, para no negociar cada vez.
Cómo se evalúan las ofertas
El precio es un criterio, no el único. Las otras tres cosas que hay que mirar son la capacidad real de cubrir todas las direcciones con personal propio, la documentación completa para ingresar a cada edificio, y la estructura de posventa: quién atiende cuando el equipo se para un sábado. Un proveedor barato que subcontrata cada zona termina dando un servicio distinto en cada sede, que es exactamente el problema que se quería resolver. El detalle de cómo igualar alcances y comparar número contra número está en cómo comparar presupuestos de climatización.
Implementar por etapas
No hace falta migrar todas las sedes el mismo mes. Lo razonable es arrancar por un grupo piloto, con las sucursales más críticas o las que peor están, medir cómo responde el proveedor durante una temporada y recién después extender al resto. También conviene respetar las garantías vigentes de equipos instalados hace poco en lugar de romperlas por unificar.
Cómo trabajamos con parques distribuidos
Relevamos sede por sede, proponemos un plan con frecuencias y tiempos de respuesta por criticidad, y entregamos informes por equipo para que la comparación entre sucursales sea posible. Cubrimos CABA y GBA Zona Norte y Sur, con presupuesto cerrado, factura A y urgencias 24 horas. Ver licitaciones de climatización, servicio técnico para empresas con sucursales y cómo se prepara una oferta.
